O modo manual é quando o atendimento é cadastrado pela própria imobiliária no sistema, utilizando a função “Novo Atendimento” no menu “Atendimento” no sistema. Nesse modo você irá selecionar ou cadastrar o cliente que esteja vinculado ao atendimento.

Por exemplo, você recebe uma ligação de um cliente XYZ, pelo telefone de sua imobiliária, o mesmo lhe questiona se possui imóveis com determinadas características. Você cadastra o cliente no sistema (os dados básicos o nome e o e-mail são obrigatórios – todo o restante do formulário é opcional) e cria um novo atendimento para esse cliente: no caso, você ira selecionar o tipo de atendimento como “Atendimento Presencial/Telefone”, o subtipo de atendimento como “Solicitações de Informações Diversas” (ou outro que julgar correto), esse atendimento será cadastrado no sistema, com as informações cadastradas por você, e ficara pendente de reposta, permitindo o gerenciamento do mesmo através do “Calendário de Atendimento” ou do “Gerenciador de Atendimentos”, nesse modo de gerenciamento, você poderá postar uma resposta para o cliente, VINCULAR qualquer imóvel nessa resposta, e enviar a mesma por email, tudo de forma transparente e montado pelo próprio sistema. O E-mail enviado já vai formatado com o questionamento inicial do cliente, a resposta da imobiliaria, os imóveis vinculados. A imobiliária possui controle completo sobre todos os atendimentos, seja presencial ou pelo website, e mantendo histórico de contato de cada cliente, de cada imóvel, tudo isso podendo ser consultado e gerenciado pelo modulo de atendimento.

Outro exemplo, você deseja enviar uma relação de imóveis para um determinado cliente. Efetue o cadastramento do cliente no sistema, cadastre um novo atendimento para o mesmo, e no gerenciamento vincule os imóveis que quiser nesse atendimento e o sistema enviar o email formatado para o mesmo com os imóveis vinculados.

Sub-Tipo de Atendimentos

Dentro de cada atendimento, seja ele manual ou automático, existem inúmeros subtipos de atendimento, que se aplicam a determinados tipos de atendimento, segue a relação abaixo os subtipos de atendimento:

Quando você for cadastrar um atendimento Presencial/Telefone – você deve selecionar o tipo de atendimento que melhor se adéqua a solicitação do cliente. Quando o atendimento for pelo website, de forma automática, o mesmo será gravado da seguinte forma: Se o formulário utilizado for o formulário de “Fale Conosco”, o atendimento será cadastrado com tipo “Formulário Fale Conosco, com subtipo: “Solicitação de Informações Diversas”, se o formulário utilizado for o formulário de “Receber Informações” de determinado imóvel o atendimento será cadastrado com subtipo “Venda de Imóvel” e tipo “Formulário Proposta Imóvel”

O modo automático é o atendimento cadastrado diretamente pelos formulários do website, os formulários que cadastram atendimentos no sistema são dois: o “Formulário do Fale Conosco” (que é usado para coletar informações diversas ou solicitações diversas de cliente) e o formulário “Receber Informações” que está presente em cada pagina de detalhamento dos imóveis.

Por exemplo, um cliente visitante do website, se interessa pelo imóvel XYZ, e clica no formulário de receber informações dentro da pagina de detalhamento de imóvel, nesse momento, o sistema cadastra esse cliente no sistema (caso não seja cadastrado), e cadastra o atendimento no banco de dados, automaticamente um e-mail é informando para você informando que existe um novo atendimento pendente de retorno. Dessa forma no gerenciamento de eventos, você consegue verificar a solicitação do cliente, responder ao mesmo enviando um e-mail e se quiser vincular outros imóveis na resposta, tudo rápido, automático e controlável.

O calendário de Atendimentos/Eventos é um dos painéis de controle utilizados no sistema para o gerenciamento dos atendimentos. Nele você visualiza por data, todas as interações dos clientes (pelos atendimentos manuais ou automáticos – separados por horário e Status do Atendimento). Quando passa o mouse em cima do Atendimento você visualiza informações básicas do atendimento, e quando clica no atendimento você abre o “Gerenciador de Atendimentos, onde tem a possibilidade de baixar, alterar, vincular imóveis, excluir e finalizar determinado atendimento. Atendimentos Finalizados, não são listados no Calendário, mas podem ser visualizados em outro gerenciador secundário de Atendimentos.

Existe ainda a opção de utilizar um gerenciador secundário de Atendimentos, acessado pelo menu “Gerenciar Eventos/Atendimentos – esse gerenciador lista sinteticamente todos os atendimentos cadastrados no banco de dados, ordenados por data, com opção de se utilizar filtros de data e status do atendimento. Pode-se ainda utilizar uma função para modificação de status para “finalizado” em massa, isto é, modificando os vários atendimentos de uma única vez. Você pode também excluir vários atendimentos de uma única vez. (a opção de exclusão deve ser utilizada com cautela, visto que essa opção exclui definitivamente o atendimento do sistema, perdendo todo o histórico do mesmo, deve ser utilizada somente quando o atendimento foi cadastrado errado, ou você não tem nenhum interesse em manter esse atendimento em histórico). Você deve utilizar a função “Gerenciar” a direita da lista, para abrir o “Gerenciador de Atendimentos” onde tem a possibilidade de baixar, alterar, vincular imóveis, excluir e finalizar determinado atendimento. (Nesse Gerenciador você tem a opção de Vincular Imoveis a determinado Atendimento)

Dentro do Gerenciador de Atendimentos, você terá todas as informações sobre o determinado atendimento, lá você poderá alterar o tipo de atendimento, o subtipo, re-agendar (alterando a data), muda à hora, consultar a descrição do atendimento, consultar o imóvel vinculado, consultar o cliente e responder o evento vinculando ou não imóveis ao mesmo. Esse gerenciador é o coração do sistema de atendimentos, onde você poderá setar um status que melhor se adapte ao atendimento em questão. (veja mais no item Decidindo o Melhor status para um Atendimento).

Dentro do Gerenciador de Atendimentos, quando você estiver tratando diretamente algum atendimento você tem a opção de vincular imóvel a cada atendimento. O sistema abre uma nova janela, com todos os imóveis cadastrados no sistema, nessa janela basta selecionar o imóvel que deseja vincular e marca a caixa de seleção, automaticamente o imóvel fica vinculado ao atendimento, e quando você for responder ao atendimento, o sistema consulta se o mesmo possui imóveis vinculados, caso positivo (tenha imóveis vinculados) o sistema monta em forma de lista sintética esses imóveis e monta num e-mail essa lista.

Você deve selecionar o melhor status para cada atendimento cadastrado, segue abaixo a relação de todos os status e quando deve ser utilizada:

1. Responder e Manter Atendimento Pendente (Não envia E-mail ao cliente - Status Respondido Pendente)

"Respondido Pendente" - Dessa forma sua resposta fica gravada no banco de dados, mas não foi enviada nenhuma notificação/E-mail para o cliente/usuário vinculado ao atendimento. Você pode a qualquer momento, no menu de Gerenciamento de Atendimento modificar o atendimento para "Respondido Baixado" de forma a disparar uma notificação/email para o cliente. (A opção utilizada serve para você salvar uma resposta, mas não enviar a mesma imediatamente).

2. Responder Atendimento - Manter no Calendário (ENVIA E-mail ao cliente - Status Respondido Baixado)

"Respondido Baixado" - Dessa forma sua resposta fica gravada no banco de dados, também é enviado um e-mail para o cliente/usuário contendo sua resposta e a relação de imóveis vinculados se for o caso. Essa opção não finaliza o Atendimento, e pode ser usada para que você mantenha um histórico do atendimento no sistema, caso o cliente/usuário tenha qualquer outra interação com sua você. Caso necessário você pode e deve finalizar o atendimento usando a opção de modificação em massa do Gerenciador de Atendimentos. (A opção utilizada serve para você salvar uma resposta, enviar um e-mail para o usuário e optar por manter o atendimento com histórico ativo).

3. Responder e Finalizar Atendimento - Exclui do Calendário (ENVIA E-mail ao cliente - Status Finalizado)

"Finalizado 1 " - Dessa forma sua resposta fica gravada no banco de dados, também é enviado um e-mail para o cliente/usuário contendo sua resposta e a relação de imóveis vinculados se for o caso. Essa opção FINALIZA o Atendimento respondendo a solicitação do usuário por e-mail. (Essa opção deve ser utilizada quando você não receberá nenhuma outra interação do usuário referente a esse atendimento. O mesmo é finalizado e retirado dos atendimentos pendentes no seu calendário.)

4. Finalizar Atendimento (Não envia E-mail ao cliente - Status Finalizado)

"Finalizado 2 ” - Essa opção FINALIZA o Atendimento e não envia nenhuma Notificação/E-mail para o usuário/cliente vinculado ao atendimento. (Essa opção deve ser utilizada quando você não receberá nenhuma outra interação do usuário/cliente vinculado ao atendimento, ou quando a solicitação do cliente não pode ser atendida, ou ainda, quando você não tem interesse em responder determinado atendimento. O mesmo é finalizado e retirado dos atendimentos pendentes no seu calendário.)